1. Premier betalas för fel personer
Att säkerställa att rätt pension betalas till rätt person kan låta enkelt, men i praktiken är det lätt att något faller mellan stolarna.
Vissa företag fortsätter betala premier för tidigare anställda – andra missar inbetalningar trots att löneväxling har utlovats. Ofta beror det inte på slarv, utan på otydliga ansvarsfördelningar mellan chef, HR, ekonomi och administration.
Tips: Skapa en tydlig rutin för avslut och nyanställningar. Se till att alla förändringar i personalstyrkan rapporteras direkt till pensionsbolaget.
2. Fel avdrag vid löneväxling
Ett vanligt misstag gäller avdragsrätten för pensionskostnader. Som regel får företag göra avdrag upp till 35 % av lönen, men vid löneväxling kan gränsen överskridas. Då kan Skatteverket ingripa vid en revision.
Genom tydliga rutiner och uppföljning kan ni undvika problem och samtidigt skapa trygghet i organisationen.
Tips: Dokumentera rutiner för hur pensionskostnader hanteras. Det underlättar både vid intern kontroll och extern granskning.
3. Oklara regler vid utlandstjänstgöring
Allt fler företag verkar globalt – och då följer pensionsfrågorna med över gränserna. Om en medarbetare lämnar det svenska systemet behöver ni se över vilka regler som gäller i det nya landet.
En tydlig plan för kompensation kan säkerställa att utlandstjänsten inte blir en förlustaffär för den anställde.
Se också till att ert pensionsbolag har kompetens att hantera internationella förmåner. Det ger trygghet både för företaget och era medarbetare.
Tips: Upprätta en policy för utlandsuppdrag som beskriver vem som ansvarar för kompensation och vilka regler som gäller i respektive land. Säkerställ att ert pensionsbolag har erfarenhet av internationella lösningar.
4. Otydligt ansvar
Oklarheter kring vem som ansvarar för rapportering och fakturahantering kan skapa frustration. Vem gör vad, och när?
Otydlighet kring vad som är pensionsgrundande – grundlön, bonus, rörliga delar – kan dessutom leda till fel, förseningar och onödiga kostnader.
Tips: Gå igenom ansvarsfördelningen tillsammans mellan HR, ekonomi och lön. Det skapar både tydlighet och samarbete.
5. Kunskapen sitter hos en enda person
Pensioner och förmåner kan vara komplexa, särskilt i växande organisationer. Det kan vara klokt att ta hjälp av en pensionskonsult som gör en oberoende genomgång av avtal, tillägg och registrerad data.
Om kunskapen idag finns hos en enskild person, är det kanske dags att bygga något mer hållbart.
Att skapa struktur kring pensioner är inte bara en administrativ fråga – det är ett sätt att visa omtanke om både medarbetarna och företagets framtid.
Tips: Säkerställ att kunskapen finns tillgänglig för fler. Ta hjälp av en pensionskonsult för att gå igenom avtal, tillägg och rutiner. Det ger trygghet och en hållbar struktur som står sig över tid.
