Ett bortglömt löfte i personalhandboken. En tappad Excel-rad. En luddig formulering i ett avtal. Som rådgivare på SPP har Jeanette Rudholm granskat många pensionslösningar i samband med att företag blivit kunder, och vet var det ofta brister – och hur det kan rättas till. "En miss skulle i värsta fall kunna leda till stora belopp i retroaktiv ersättning".
Att hjälpa arbetsgivare att skapa trygghet och tydlighet är en viktig del av Jeanette Rudholms arbete. När hon granskar pensionslösningar i samband med nya samarbeten hittar hon nästan alltid detaljer som kan förbättras, långt innan de hinner bli ett problem.
– I många granskningar hittar vi brister som är viktiga att justera – ibland med stor ekonomisk betydelse. Jag hittar nästan alltid något som kan förbättras – även hos företag som trott att allt varit i sin ordning. Ett större fel kan leda till stora kostnader om man har otur. Samtidigt handlar det ofta om detaljer som går att rätta till, säger hon.
Genomgång ger trygghet
När Jeanette och hennes kollegor gör en kvalitetsgranskning går de systematiskt igenom alla relevanta dokument: avtal, policys, personalhandbok, försäkringsuppgifter och anställningsvillkor. De gör stickprov, kontrollerar rapporterade löner och försäkringsbestånd.
– Går det som utomstående att förstå det som utlovats, är det glasklart? Samt stämmer det med den tjänstepensionsplan som är tecknad? Är det rätt nivå på försäkringsskyddet och är rätt löner inrapporterade? Ofta är det små detaljer som har fallit mellan stolarna, eller formulerats otydligt. Det kan leda till ekonomiska risker – i både mindre och större omfattning. Därför kan en genomgång vara så värdefull.
En ordentlig översyn är inte bara en säkerhetsåtgärd för att undvika kostsamma missar, det är också ett ansvar för arbetsgivaren att säkerställa sså att medarbetarna får en korrekt pension som är värd att fira. I grunden handlar det även om ens varumärke som ansvarsfull arbetsgivare.
– När man väl har koll kan man känna sig trygg. På riktigt. Många av de företag vi hjälper uttrycker att det känns skönt att veta att allt stämmer. Det blir enklare att svara på frågor från medarbetare. Att visa att man har koll på sina löften och bryr sig om sina medarbetares framtid bygger också förtroende, både internt och externt.
Löften av misstag
En vanlig miss är att man i avtal uttrycker sig på ett sätt som kanske låter bra, men som inte riktigt genomförs eller går att genomföra i praktiken, berättar Jeanette. Det gör att medarbetare kan tro att de har rätt till något som inte var avsikten. Det kan till exempel stå att man erbjuder en lösning motsvarande kollektivavtal, som ITP.
– Då tar man på sig en ganska stor kostym som arbetsgivare, för där ingår inte bara ålderspension utan även kollektivavtalad sjuklön, föräldralön och andra delar. Det är ett vanligt misstag i all välvilja, som kan bli kostsamt.
Jeanette berättar att i värsta fall skulle en anställd kunna höra av sig många år efter avslutad anställning och kräva kompensation. Det kan vara så enkelt som att en rad i en Excel-fil fallit bort vid löneöverföringen, vilket lett till felaktiga pensionsavsättningar.
– Arbetsgivaren riskerar då att behöva betala in mellanskillnaden för pensionsavsättningarna retroaktivt – inklusive förlorad avkastning. om Skulle personen dessutom bli långvarigt sjuk kan kostnaderna bli ännu större. Då kan arbetsgivaren behöva stå för mellanskillnaden för sjuklönen under hela sjukperioden.
En annan vanlig miss är att det står olika i policy och anställningsavtal. Eller att något har tagits bort från avtalet men står kvar i personalhandboken.
– Vad ska då gälla? Eller ska medarbetaren ha enligt båda? Det är förmodligen inte arbetsgivarens avsikt men kan lätt tolkas så. Man kan av misstag ha lovat något man aldrig avsåg att lova. En kvalitetsgranskning fångar upp sånt och ger trygghet för både arbetsgivare och anställda.
Kostsamma fel
Jeanette har stött på allt från små slarvfel till stora missförstånd. Som företaget som tecknade ett hängavtal utan att vara medvetna om att det innebar att de också tecknade på en skyldighet att erbjuda tjänstepension enligt hängavtalets bestämmelser. Efter flera år kom plötsligt en efterhandsfaktura på mångmiljonbelopp.
– Efter pandemin var det många arbetsgivare som tecknade hängavtal för att kunna permittera mer fritt. Samtidigt fortsatte de med sina befintliga pensionslösningar, trots att även tjänstepensionen k ska tecknas enligt hängavtalet. Det är sånt som ofta inte är tydligt – men när vi reder ut allt så slipper man osäkerhet.
En kategori som sticker ut särskilt vad gäller förekomsten av fel är VD-avtal. De är ofta både otydligt och felaktigt utformade, berättar Jeanette. Eftersom man vare sig omfattas av LAS eller kollektivavtal så skrivs dessa avtal ofta av bolaget själva - ofta utifrån ett ihopklistrande av olika mallar. Det leder inte sällan till otydliga, motstridiga eller bristande formuleringar vilket blir särskilt tydligt i pensionslöftet.
– Ofta uppdagas inte felen förrän man går skilda vägar, och då blir det ofta tvister om vad som gäller. Med tydliga och väl genomgångna VD-avtal blir allt mycket enklare, säger Jeanette.
En kvalitetsgranskning är inte bara ett sätt att undvika fel – det är ett sätt att visa omtanke och ansvar. Med rätt struktur på plats blir det enklare att vara en trygg och ansvarsfull arbetsgivare, som ger era medarbetare förutsättningar för en pension där de kan förverkliga sina drömmar.
Vill du veta mer om hur en kvalitetsgranskning kan gå till och vilka delar som är viktiga att se över? Hör av dig till oss på SPP.
Hjälp att göra rätt
Det är lätt att göra fel när det kommer till pensionslösningar. Men hur gör man egentligen rätt? Hur är man helt säker på att följa alla lagar och regelverk? Ta hjälp av våra seniora pensionsspecialister!
