Allt du behöver tänka på när du gör en upphandling

Att upphandla en ny leverantör av tjänstepension kan kännas som en enorm uppgift. Det är också lätt att formulera sitt underlag så att några få saker får för stor vikt – till exempel pris. Då får ni en lösning som kanske inte håller den kvalitet ni önskar. Här har vi samlat allt du behöver tänka på för att göra en genomtänkt upphandling av tjänstepension.

Hur förbereder man en upphandling?

  1. Involvera alla de funktioner som berörs

    En pensionsupphandling berör fler funktioner inom företaget än den pensionsansvarige på HR och upphandlingsfunktionen. Ekonomi och administration som sköter det löpande, praktiska arbetet med pensionsinbetalningar, uppdatering av löner med mera behöver självklart få komma till tals. Även företagsjuristerna kan sitta på information och önskemål som är av stort värde.

    Också den som är hållbarhetsansvarig bör involveras. En pensionsupphandling handlar om stora summor och kapital som ska investeras över lång tid. Därför är det rimligt och önskvärt att även granska hållbarhetsaspekten i en pensionsupphandling.

    Till sist får vi inte heller glömma att inkludera IT-avdelningen som ansvarar för företagets IT-säkerhet och som också har kompetensen att bedöma leverantörers förmåga att efterleva personuppgiftslagen GDPR.
  2. Undersök marknaden och utbudet

    Innan du påbörjar arbetet med att sammanställa upphandlingskriterier och önskemål är det en god idé att undersöka vilka lösningar som erbjuds idag, vilka tilläggstjänster som finns, hur det praktiska arbetsflödet kan se ut och vilken typ av rådgivning som går att få.

    Utvecklingen går framåt även på pensionsmarknaden och för att få med rätt kriterier i upphandlingen är det smart att be ett antal leverantörer göra en inledande presentation för er. Den information ni då kan samla in kommer att göra er upphandling bättre!
  3. Gör en ny behovsanalys

    Det är viktigt att du och din upphandlingsgrupp har en tydlig och väl förankrad bild av vad ni vill uppnå med er pensionsupphandling och vilken typ av lösning som passar er bäst. Upphandlingen ska självklart tillgodose företagets behov, men också ge de anställda så mycket värde som möjligt. Här är det viktigt att kartlägga behov och önskemål hos olika typer av personalgrupper, från ledningsnivå och hela vägen ut till fabriks- eller lagerpersonal.
  4. Prioritera och vikta upphandlingskriterierna

    Som man frågar får man svar – och det gäller särskilt upphandlingar. Efter att ni samlat in information från olika leverantörer och gjort en egen behovsanalys är det dags att lista upp kriterier och önskemål. Tydligast blir det om ni delar in kriterierna i själva pensionslösningen (kärnan) och sedan utifrån respektive kompletterande företagsfunktion, till exempel administration, hållbarhet och IT-säkerhet.

    Dela in kriterierna i skall- och bör-krav, eller vikta dem på annat sätt, så att du har klart för dig vilka kriterier som är de viktigaste. Undvik att sätta upp alltför många skall-krav och se upp med för dålig spridning i hur kriterier viktas mot varandra.

Några viktiga kriterier att överväga

Fondutbud

Alla anställda, oavsett livssituation ska kunna hitta fonder med potential till bra avkastning och rimliga avgifter som passar deras riskprofil och intresse för sparande. Ett brett fondutbud innebär till exempel att det ska finnas möjlighet att investera i specifika branscher och marknader, att det finns mer än en globalfond att välja på, men också bra alternativ för den som inte har intresse eller kunskap att göra aktiva val så ofta. Därför är en bra entrélösning viktig, och även möjligheten att kunna välja mellan fondförsäkring och traditionell försäkring.

Trygghetsförsäkringar

Premiebefrielseförsäkring, sjukförsäkring och vårdförsäkring hör till de vanligaste trygghetsförsäkringarna som upphandlas i samband med tjänstepensioner. Pris och villkor kan dock variera mellan olika bolag. Det kan också finnas erbjudanden som riktas till den anställde privat, till exempel livförsäkring, förmånliga bolån med mera.

Pensionsformer

I större bolag finns ofta behov av anpassade pensionslösningar, till exempel för högt avlönade personer i ledningen. Då behöver direktpension finnas med som ett alternativ till vanlig tjänstepension.

Har ni utlandsstationerad personal underlättar det mycket om den leverantör ni väljer har färdiga lösningar och kompetens att hantera detta. Detsamma gäller ifall ni har verksamhet i flera länder, då kan ett företag som har kompetens kring multinationell pooling vara värdefullt.

Rådgivning

Tjänstepensionen står för en stor andel av dina anställdas framtida pension. Tillgång till kompetent rådgivning om hur pensionskapitalet ska placeras är därför av stort värde för alla som inte har ett eget, brinnande intresse för kapitalförvaltning.

Hållbarhet

Hållbarhet handlar inte bara om att värna klimat och miljö, utan även om att undvika investeringsrisker i samband med enskilda företags ansvar för miljökatastrofer, blockader mot företag med dåliga arbetsvillkor och sanktioner mot enskilda länder i samband med väpnade konflikter.

Processer och system

Det ska vara så enkelt som möjligt för din administrativa personal att hantera pensioner, registrera nya löner med mera. Ställ krav på en väl fungerande digital lösning – självklart med god IT-säkerhet.

Service

Det är viktigt att de som sköter daglig administration upplever att pensionsbolaget kan ge bra service och svara på löpande frågor snabbt. Och minst lika viktigt är att du som är ansvarig för företagets pensionslösning får tillgång till kvalificerad rådgivning. Företagets pensionsåtaganden är långvariga och handlar om mycket pengar. Det kan bli väldigt dyrt i efterhand om något går snett.

Särskild kompetens

Ju äldre ett företag är, desto snårigare brukar det vara att ha full kontroll på tidigare pensionsöverenskommelser och avtal. På kvalificerade pensionsbolag finns specialister även på detta, så kallade pensionsarkeologer.

Vanliga misstag att undvika i din nästa pensionsupphandling

  1. Välja leverantör baserat på pris (enbart)

    Självklart är kostnaden en faktor i ditt val av leverantör, men billigast är sällan bäst. Undvik att kompromissa när det gäller den kvalitet, service och kompetens du vill mötas av.
  2. Återanvända tidigare upphandlingsdokumenten

    Om du återanvänder upphandlingsdokumenten från den senaste upphandlingen med samma upphandlingskriterier så kommer den nya lösningen vara mycket lik den befintliga, och det finns förmodligen en anledning till att ni vill byta leverantör. Både företaget och de anställda riskerar att gå miste om mer moderna och uppdaterade erbjudanden.
  3. Inte vikta kriterierna

    Om alla upphandlingskriterier ska väga lika tungt riskerar du att få in för få anbud, att få betala mer än du egentligen behöver eller att gå miste om en lösning som kanske passat er bättre.
  4. Underskatta vikten av hållbarhet

    Hållbarhet handlar också om social hållbarhet och att skydda de anställdas pensionskapital. Vad händer till exempel med pensionspengarna som placerades i de Rysslandsfonder som var så populära för 10–15 år sedan?
  5. Glömma informera internt om den nya pensionslösningen

    Efter allt hårt arbete med att upphandla förbereda för den nya pensionslösningen – glöm inte att ni också behöver göra ett informationsarbete internt för att informera om fördelar eller nya villkor och rutiner. Tjänstepensionen är en viktig del av ersättningen till de anställda, och ofta en av de största kostnaderna för ett företag. Självklart ska ni lyfta värdet av den för era anställda, det är ju för deras skull ni erbjuder en riktigt bra tjänstepension!