Som arbetsgivare behöver du ha koll på de vanligaste fallgroparna. Verkligheten med distansarbete har nämligen förändrats betydligt snabbare än vad regelverken har gjort, och det ser olika ut i olika länder.
”Jag har lånat en lägenhet i Spanien så jag tänkte jobba därifrån”
När kravet på fysisk närvaro på kontoret inte längre finns öppnar sig till synes stora möjligheter för de anställda som är mer reslystna, har familj utomlands eller som hittat Tinder-kärleken på en annan kontinent. Det går ju lika på att jobba på distans från en annan plats än den egna bostaden – eller?
Som arbetsgivare är det lätt att bli överrumplad av den här typen av önskemål. Det är kanske inget ni funderat över tidigare, eller tänkt att ni behöver ta ställning till. Tyvärr förekommer det också att anställda åker iväg till ett annat land utan att meddela sin arbetsgivare i förväg. Men varken socialförsäkringssystemet eller våra pensionsplaner är utformade för den här typen av distansarbete.
Första problemet uppstår redan efter 14 dagar – även inom EU
Det är skillnad på att åka utomlands på semester och på att åka utomlands för att arbeta för sin svenska arbetsgivare, och detta gäller faktiskt även inom EU. Bland det första som händer är att arbetsskadeförsäkringen i ITP upphör att gälla. Det sker redan efter 14 dagar, om man inte ansökt och fått ett utsändningsintyg av Försäkringskassan. En sådan ansökan måste signeras både av arbetsgivaren och arbetstagaren.
Uppehållsrätten inom EU
Inom EU har alla EU-medborgare 3 månaders uppehållsrätt. Det innebär att det formellt sett går bra att vistas och arbeta i andra länder, även med en svensk arbetsgivare. Men regelverken är i första hand utformade för att arbetskraften ska kunna röra sig över gränserna och ta anställning hos lokala företag, inte för att vi ska bo vid Medelhavet under vintern samtidigt som vi jobbar på som vanligt hos en arbetsgivare i Sverige.
Regelverket kring vad som räknas som ett driftsställe varierar mellan olika länder. Anser till exempel de lokala myndigheterna att din arbetstagares hemmakontor i Marbella är att räkna som ett driftsställe kan de kräva att bolaget börjar betala spansk företagsskatt. Här gäller det att veta eller ta reda på vad de olika nationella regelverken säger, och dessa är inte harmoniserade. Inte ens inom EU.
Efter 6 månader påverkas den skatterättsliga bosättningen
När man vistats och arbetat i annat land i mer än 6 månader så påverkas den skatterättsliga bosättningen. Det innebär att man blir skatteskyldig för sin inkomst i landet där man befinner sig. Om jag till exempel arbetat i Berlin i mer än sex månader så ska jag alltså börja betala inkomstskatt i Tyskland. För att undvika dubbelbeskattning behöver jag också jämka skatten i Sverige.
Vad händer med socialförsäkringsskyddet?
Din skattemässiga hemvist kan även påverka socialförsäkringsskyddet, även om arbetsgivarförhållandet är det samma. Att reda ut vilket försäkringsskydd som krävs för att arbetsgivaren fortsatt ska leva upp till sina åtaganden enligt socialförsäkringen och svenska kollektivavtal kan bli lite stökigt. Samma sak gäller om företaget inte har kollektivavtal, men har gjort utfästelser i anställningsavtalet.
Arbete från länder utanför EU
Generellt är skillnaderna mellan svenskt regelverk och arbetsliv större ju längre bort från Sverige vi kommer. Här uppstår också frågor om visum, arbetstillstånd med mera. Utanför EU är distansarbete för en svensk arbetsgivare alltså en migrationsfråga som kan bli mycket omfattande. Det finns sällan anledning för ett företag att tillåta denna typ av distansarbete.
Hur ska jag agera som arbetsgivare?
Det är viktigt att veta att du som arbetsgivare inte behöver gå med på att dina anställda distansarbetar från utlandet. Företaget har full rätt att neka den typen av önskemål. Det är helt upp till företaget vad man vill tillåta, beroende på hur beroende man är av att behålla kompetensen hos den som insisterar på en mer eller mindre tillfällig flytt utomlands.
Frågan om distansarbete och tillfälligt arbete från platser utomlands är däremot här för att stanna. Därför är det lämpligt att sätta upp en policy för vad företaget tillåter och under vilka omständigheter.
Policy för distansarbete utomlands
70% av alla större svenska företag har redan någon form av policy, eller i alla fall riktlinjer för distansarbete från utlandet. För vissa innebär det en strikt tidsgräns för hur lång utlandsvistelsen får vara. Andra företag tillåter överhuvudtaget inget distansarbete utanför Sveriges gränser.
En policy gör det enklare för chefer att hantera frågor från personalen om distansarbete från andra länder, eftersom det då finns ett färdigt regelverk att stötta sig mot.